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Tipps für den Einsatz Virtueller Persönlicher Assistenten

Auch in Deutschland ist das Buch „Die 4-Stunden Woche“ von Tim Ferris ein Bestseller. Seit seiner Erscheinung hier in Deutschland ist der Virtuelle Persönliche Assistent in Mode gekommen, ohne den Tim Ferris nicht mehr leben könnte. Dabei handelt es sich um freie Mitarbeiter, die nicht vor Ort im Büro sitzen, sondern i.d.R. von zu Hause die Arbeit erledigen. Die moderne Technik macht es möglich, dass ganz viele Arbeiten überall in dieser Welt und nicht mehr im Büro vor Ort erledigt werden können. Allerdings hat der VPA ein Imageproblem. Viele Auftraggeber denken, sie könnten so einen billigen „Arbeitssklaven“ beauftragen. Wer mit dieser Einstellung an das Thema herangeht, wird meist sehr schnell Schiffbruch erleiden.

Aus meiner Erfahrung besteht der wichtigste Erfolgsfaktor für die Beauftragung eines VPA darin, dass man sog. „Systems“ erstellt hat. „Systems“ sind klaren Arbeitsanweisungen nach dem „Step by Step“ Prinzip im Checklistenformat. Mc Donalds, die selber mit sehr vielen Aushilftskräften arbeiten, sorgen mit diesen „Systems“ dafür, dass jederzeit einheitliche Qualität abgeliefert wird, was für Mc Donalds „lebenswichtig“ ist, weil sich die Kunden darauf verlassen, dass der Burger in New York genauso schmeckt wie in Frankfurt und Hongkong. Aber Achtung: Es ist sehr zeitintensiv, solche Systems zu erstellen. Bevor man Arbeiten outsourct, ist sehr viel Vorarbeit nötig, dass es nicht zum Fiasko wird.

Vorher muss man noch festlegen, welche Aufgaben man wirklich nach außen geben kann. Im folgenden habe ich Aufgabenstellungen aufgelistet, die an VPA´s outgesourct werden können:

  1. Webrecherche
  2. Powerpointpräsentationen
  3. Telefonannahme und Sekretariatsarbeiten
  4. Vorqualifizierung von Kundenkontakten
  5. Datenverarbeitung und -aufbereitung
  6. Networking Assistent / Social Media Marketing
  7. CMS & Webseiten Pflege
  8. Übersetzungen
  9. Reiseplanung und Planung privater Events
  10. Korrektur von Schriftsstücken etc.

    In zahlreichen Artikeln und Ratgebern lese ich auch davon, dass man die Buchhaltung, die gesamte Kundenakquise etc. an VPA´s auslagern kann. ACHTUNG: Viele Tätigkeiten sind heute Teamarbeit. Wenn Sie die Buchhaltung auslagern, müssen Sie gewährleisten, dass ihr Steuerberater und ihr Buchhalter „eine Sprache sprechen“. Sonst kann das kontraproduktiv sein. Zudem sind viele Dinge auch sehr vertraulich, wie z.B. Gehaltsabrechnung etc., die man keinesfalls in fremde Hände geben sollte. Und Kernkompetenzen wie die Kundenbetreuung sollte keinesfalls outgesourct werden, sondern nur Teilschritte wie z.B. die Kundenakquise. In vielen Fällen lagere ich Tätigkeiten lieber an ein ganzes Team aus, damit die Arbeit nicht stockt, wenn einer ausfällt. Auf solche elementare Dinge wird in einem aktuellen Artikel zum Thema im selbständig-im-netz-Blog leider nicht hingewiesen. Trotzdem empfehle ich den Artikel, weil hier viele weitere wichtige Aspekte beleuchtet werden.

    Bleibt noch die Frage, wo man den richtigen VPA findet. Seit kurzem gibt es z.B. fernarbeit.de, das Jobportal für Virtuelle Assistenten. Hier eignet sich die Ausschreibung dann, wenn Sie eine genaue Jobbeschreibung haben und Teilaufgaben outsourcen wollen. ACHTUNG: Das kann sehr zeitintensiv sein, weil es hier noch keine Bewertungs- und Referenztools gibt und keine Vorprüfung vorgenommen wird. Wer sich durch diesen langen Suchprozess nicht durchboxen will, kann Serviceagenturen wie Strandschicht.de beauftragen. Die Preise sind hier sehr günstig durch ein attraktives Staffelpreisangebot. Wir selber finden unsere externen Partner meist über unser Netzwerk, aber in Zukunft werde ich sicherlich auch beide o.g. Angebote testen. Je nach Augabenstellung setzen wir einen spezialisierten VPA, einen „Generalisten“ oder ein ganzes Team ein. Die Mischung macht´s. Leider scheitern daran die meisten.

15 Responses to Tipps für den Einsatz Virtueller Persönlicher Assistenten

  1. […] http://www.best-practice-business.de/blog » Tipps für den Einsatz Virtueller Persönlicher Assistenten http://www.best-practice-business.de/blog/?p=14970 – view page – cached Abgelegt unter: Geschäftsidee, Idee – Web, V – Tipps und Tricks — Burkhard Schneider @ 2:45 pm Tweets about this link Topsy.Data.Twitter.User[‚bestpractbusrss‘] = {„location“:“Germany“,“photo“:“http://s.twimg.com/a/1273086425/images/defaultprofile3_normal.png“,“name“:“BestPracticeBusiness“,“url“:“http://twitter.com/bestpractbusrss“,“nick“:“bestpractbusrss“,“description“:“Posts updates from Best-Practice-Business Blog RSS Feed to Twitter via Twitterfeed. I set it up because Best-Practice-Business Blog wasn’t on Twitter.“,“influence“:““}; bestpractbusrss: “Tipps für den Einsatz Virtueller Persönlicher Assistenten: Auch in Deutschland ist das Buch “Die 4-Stunden Woche‹ … http://bit.ly/bFOACE ” 15 minutes ago view tweet retweet Filter tweets […]

  2. Marc sagt:

    gibt es das Unternehmen tatsächlich noch?
    der Blog ist down und getwittert wurde nur bis Ende 2009

  3. Hallo Marc,

    das ist eine berechtigte Frage. Ich habe heute morgen eine Mail an die Geschäftsführer von Strandschicht geschickt und warte auf ein Feedback.

    Gruss

    Burkhard

  4. Julia Brötz sagt:

    Guten Tag,

    wenn Sie auf der Suche nach virtuellen Assistenten sind, dann finden Sie diese auch ganz neu bei FreeDays!

    Wir unterstützen nicht nur im Assistenzbereich, sondern auch im Vertrieb, Marketing, Social Media Marketing, Buchhaltung und Design.

    Die Vision…

    Sie hören das Rauschen des Meeres, spüren die warmen Strahlen der Sonne auf Ihrer Haut, eine leichte Brise fegt über Sie hinweg. Sie sind in der Karibik, tippen noch schnell eine letzte E-Mail an Ihre persönliche Assistentin und widmen sich dann wieder ganz Ihrem Cocktail.

    Ein Traum? Es muss kein Traum sein!

    Machen Sie sich doch einmal kurz Gedanken über folgende Fragen:

    Was machen Sie genau und in welchem Bereich benötigen Sie Unterstützung?
    Welche Aufgaben fressen Ihre Zeit?
    Welche Aufgaben könnten Sie an Ihre virtuelle Assistentin geben?
    Wie viele Stunden bräuchten Sie Ihre VPA im Monat ungefähr?

    In Zeiten moderner Kommunikationsmittel kann man sehr viele Aufgaben virtuell von jedem Ort der Welt aus erledigen bzw. von jedem Ort der Welt aus an seine Assistentin senden.

    Kaffee kochen kann Ihre virtuelle Assistentin zwar noch nicht, jedoch kann sie den Kaffee bestellen und zu Ihnen ins Büro liefern lassen. 🙂

    Frisch gegründet zum 01. Mai 2010! Unsere Homepage geht voraussichtlich am 20. Mai online: http://www.free-days.de

    Anfragen jederzeit auch schon gerne an: support@free-days.de

  5. Luis Miranda sagt:

    Hallo,

    ich möchte uns gerne bei Ihnen als kompetenten Partner für Virtuelle Assistenz-Dienstleistung vorstellen.

    Verlagern Sie lästige und zeitraubende Aufgaben an unsere Virtuellen Assistenten. Nutzen Sie Ihre Zeit für das Wesentliche! Sei es Ihre persönliche Freizeit oder berufliche Kernkompetenz. Unsere Assistenten können Sie sowohl im Beruf als auch im Alltag unterstützen. Schnell, zuverlässig, flexibel und zu fairen Preisen.

    Die Vorteile mit einem professionellen Anbieter zu arbeiten sind:

    • Sie bekommen einen persönlichen Virtuellen Assistenten zugeordnet
    • ständige Verfügbarkeit durch Zugriff auf das gesamte Assistenten-Team
    • breites Kompetenzspektrum, durch Zugriff auf das gesamte Assistenten-Team
    • internes Qualitätsmanagement-Prozess
    • Rechnungserstellung mit ausgewiesener MwSt.

    Mehr Informationen erfahren Sie auf unserer Internetseite: http://www.mein-virtuellerassistent.com!
    Wir freuen uns über Ihre Anfrage und beraten Sie gerne kostenlos, wie die Zusammenarbeit mit einem Assistenten in Ihrem Fall aussehen könnte. Gerne machen wir auch einen kleinen Testauftrag mit Ihnen, um Sie von unserer Dienstleistung zu überzeugen. Falls Sie beim Testauftrag nicht überzeugt werden, würden wir Ihnen 50% des Betrages zurückerstatten. Eine kleine Investition, die Ihr Alltag zum Positiven verändern könnte!

    Beste Grüße!

    Luis Miranda

  6. […] Vorgaben zu machen und die Aufgabe Schritt für Schritt zu beschreiben. Burkhard Schneider vom Best Practice Business Blog beschreibt dies wie folgt: […]Aus meiner Erfahrung besteht der wichtigste Erfolgsfaktor für die […]

  7. Nicole sagt:

    Hallo,

    virtuelle Assistenten finden Sie auch unter
    http://www.TundB-Assistenz.de

  8. Andre W. sagt:

    Ich habe es nun auch auf Anraten eines Bekannten probiert und mir einen solchen virtuellen Assistenten gesucht. Habe den Dienst von http://www.virtuelle-helfer.de getestet. Muss sagen, das Ergebnis war besser als erwartet! Schnell und unkompliziert.

  9. Reto Bergli sagt:

    Ich verwende seit einem halben Jahr virtuelle Assistenten von swissistent.ch und bin begeistert von meiner Assistentin. In meinem Fall kann Sie perfekt switzerdütsch, aber auch akzentfrei hochdeutsch! Empfehle ich gerne weiter.

  10. Hallo,
    ich würde auch gerne unser Unternehmen „WebResult.at“ vorstellen.

    Wir sind ein junges Startup Unternehmen und bieten unseren Kunden durch gezieltes Outsourcing mehr Flexibilität, Entlastung im täglichen Geschäft und Kostenersparnis.
    Unsere Research Assistans (RA), Virtual Assistants (VA), Business Assistants (BA) oder auch unsere Personal Adviser (PA) übernehmen für Sie den Rest, denn sie erledigen Recherchen, unterstützen Sie im Back-Office, gestalten Ihre Internetpräsenz, beraten Sie zu verschiedenen Themen und entlasten Sie schnell von allen zeitintensiven Tätigkeiten.

    Besuchen Sie uns noch heute auf http://webresult.at

    Wir freuen uns auf Sie.

    Josef Schneider von WebResult.at

  11. Melanie Zilz sagt:

    Hallo liebe Leserinnen und Leser!

    Meine Leistungen gibt es schon seit 2005. Schauen Sie einfach mal vorbei bei http://www.assistentin-online.de

    Beste Grüße

  12. M. Zilz sagt:

    Liebe Leserinnen, liebe Leser,

    mich gibt es in diesem Bereich schon seit 2005. Besuchen Sie mich doch einfach mal unter http://www.assistentin-online.de

    Beste Grüße

    M. Zilz

  13. Zum Thema ortsunabhängiges Arbeiten/Leben wurde gerade der 2. Teil des Films Digitale Nomaden veröffentlicht. Er heißt „Deutschland meldet sich ab“. Infos dazu hier: http://www.deutschland-zieht-aus.de/ Der 1. Teil „Deutschland zieht aus“ ist noch Bestandteil der Futurale, eines Filmfestivals zum Arbeiten 4.0, das insgesamt in 25 deutschen Städten stattfindet. http://www.arbeitenviernull.de/filmfestival.html

  14. Zum Thema ortsunabhängiges Arbeiten/Leben wurde gerade der 2. Teil des Films Digitale Nomaden veröffentlicht. Er heißt „Deutschland meldet sich ab“. Infos dazu hier: http://www.deutschland-zieht-aus.de/
    Der 1. Teil „Deutschland zieht aus“ ist noch Bestandteil der Futurale, eines Filmfestivals zum Arbeiten 4.0, das insgesamt in 25 deutschen Städten stattfindet. http://www.arbeitenviernull.de/filmfestival.html

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