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Habt Ihr auch einen Notfallordner für den Fall der Fälle im Unternehmen?

Auf die Frage an die Teilnehmer von Gründerseiminaren, was denn passiert, wenn sie drei Monate ins Koma fallen, ernte ich in der Regel ein Achselzucken. Und wenn ich eine Antwort bekomme, dann nach dem Motto: „Ei, dafür gibt es doch bestimmt eine Versicherung, schliesslich kann man in Deutschland fast alles versichern.“ Aber ob das den Fortbestand der Firma nachhaltig sichert, das ist die Frage der Fragen. Aber nicht nur Gründer sind auf diesen Extremfall meist nicht gut vorbereitet, sondern die meisten inhabergeführten Kleinunternehmen.

Und wie lautet die Lösung? Der Notfallordner kann in dieser Ausnahmesituation helfen. Was dort alles drin sein muss, wird in einem ausführlichen Haufe-Artikl unter der Überschrift „Krisenprävention – Mit dem Notfallordner den Fortbestand der Firma sichern“ erläutert. Folgender Inhalt sollte dieser Ordner haben:

  1. Verträge
  2. Vollmachten
  3. Passwörter, PIN- und TAN-Nummern
  4. Kontoübersichten
  5. Nachweis über Zweitschlüsseldeponierungen
  6. Notfall-Anweisungen
  7. Projektlisten
  8. Arbeitsplatzbeschreibungen der Mitarbeiter
  9. Übersicht der Patente und Schutzrechte
  10. Unterlagen des Finanz- und Rechnungswesens
  11. Versicherungen
  12. Übersicht wichtiger Geschäftspartner
  13. Wichtige Adressen
  14. Persönliche Unterlagen (Testament, Patientenverfügung, Finanzübersicht)
  15. Sonstiges

Neben den ganzen Unterlagen ist es allerdings wesentlich, den Vertreter zu bestimmen und im Vorfeld mit einzubeziehen. Wer das sein könnte? Häufig kommt der potentielle Vertreter aus der Familie: Ehepartner, Eltern, Kinder. Es können aber auch externe Geschäftspartner oder Interimsmanager sein. Sollte es schon Mitarbeiter oder Geschäftspartner im Unternehmen geben, dann komme diese Personen auch meist in Frage, zumindest in ein „Vertreterteam“ aufgenommen zu werden.

Ich habe ehrlich gesagt noch keinen Artikel vorher gefunden, der so detailiert Tipps im Falle eines Ausfalles des geschäftsfürhenden Gesellschafters gibt. Deshalb kann ich nur jedem empfehlen, diesen 8-seitigen Ratgeber ausführlich durchzulesen. Denn was soll passieren, wenn der Unternehmer nach einem längeren Ausfall wieder voll da ist, aber seine Firma sich in der Zwischenzeit verabschiedet hat.

4 Responses to Habt Ihr auch einen Notfallordner für den Fall der Fälle im Unternehmen?

  1. Den Ehepartner als Vertrauensperson zu benennen liegt sicher nahe, und ist gut. Jedoch sollte in diesem Fall noch ein weiterer Vertreter benannt werden.

    Denn wenn man an „Notfall“ denkt, schließen manche Szenarien auch „Unfall“ mit ein – und da kann der Lebenspartner auch mit betroffen sein.

  2. […] Fragen stellt ein Ratgeber von Haufe, zu dem ich einen Link im Best-Practice-Business-Blog gefunden habe: “Krisenprävention – Mit dem Notfall-Ordner den Fortbestand der Firma […]

  3. […] 50 Anlässe um mit Kunden ins Gespräch zu kommen Erfolgsregeln für Crowdsourcing-Projekte Notfallordner für den Fall der Fälle im Unternehmen? Wie Sie mit guten Angeboten mehr Aufträge erzielen Wann es sich lohnt, externe Dienstleistungen […]

  4. Der Notfallordner für Unternehmen ist auf die Branche und auch die Unternehmensform abzustimmen. Die Übersicht oben ist zwar ganz nett, allerdings ziemlich unvollständig.

    Entscheidend ist z.B. auch, ob es sich um eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft handelt und dann zusätzlich von der Branche abhängig.

    Bei Kapitalgesellschaften ist beispielsweise im Erbfall § 13 ff ErbStG zu beachten (mind. 25 % Beteiligung wegen Schonvermögen).

    Ebenso spielt es auch eine Rolle, ob die Kinder des Erblassers volljährig sind oder nicht. Und bei den Branchen spielen sehr viele Dinge eine Rolle: Neben DIN-Zertifizierungen, die je nach Betriebsart und Branche unterschiedlich sind, gibt es auch z.B. zulassungspflichtige Betriebe (z.B. 41 zulassungspflichtige Handwerksgruppen (Handwerksordnung, Anlage A).

    Nicht umsonst gibt es bei http://www.notfallordner-vorsorgeordner.de über 80 verschiedene Spezial-Notfallordner.

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